Inimeste kokkutoomise tulemus peaks olema väärtuslikum nende eraldi töötamisest. Aastate jooksul kogutud andmete põhjal veedetakse tööajast umbes 10 protsenti koosolekutel. Paljud töötajad osalevad nädalas mitmel koosolekul. Umbes pooltest ühistest otsustamisprotsessidest võtab osa 4–6 inimest, veerandist kuni kümme inimest.

Ülejäänud osa täidavad kas väikesed, kolme inimese või suuremad, kümnest enama liikmega kogunemised. Umbes pooli koosolekuid peetakse kasutuks. Rahalises mõõdus võib suuremas ettevõttes palgafondist koosolemise kätte kuluda iga seitsmes euro, dollar või jeen. Järelikult on, mida paremaks muuta.

Microsoft esitas suvel koosolekute tõhususe suurendamiseks patenditaotluse, mis avaldati nüüd. Vahest polegi selles midagi üllatavat. Millistele võimalustele ja nende allikatele peaks veel mõtlema? Psühholoogidel on olnud vähemalt terve sajand aega koosolekutest parima vormimiseks. Isegi kui midagi on aastatega paremaks muutunud, ollakse ideaalist veel kaugel.

Viiruspuhang toob uut moodi, üle videolingi toimuvaid koosolekuid juurdegi. Järelikult suur hulk aega ja raha kulub endiselt koos otsustamisele ja selle tõhususe illusiooni elus hoidmisele. Ajastule kohaselt on parandaja teatepulk siirdumas andurite ja andmekogudega opereerivate tegijate kätte.

"Koosoleku sisekaemuse arvutamise süsteemi" nime alla koondatud tehnoloogiline uuendus sisaldab koosoleku hindamise ja hinnangu andmise masinaid. Need omakorda koguvad koosoleku sündmust jälgivate anduritega protsessi erinevaid kvaliteedi tunnuseid. Pärast analüüsi kuvatakse need osalejatele graafilise liidese kaudu.

Lisaks hinnangule pakub süsteem ideid järgmiseks, eeldatavalt paremaks koosolekuks. Soovitus sisaldab koosoleku aega ja asukohta ning ka seda, kes võiks koosolekul osaleda. Viimane sisaldaks informatsiooni kellegi varasemas koosolekus osaleja väljaarvamisest.

Võib oletada, et süsteemi kasutatavus sõltub juhtkonna suunas tehtavatest kriitilistest hinnangutest. Investeeringud kirjeldatud abivahendisse teeb ju juhtkond, kes arvatavalt peab koosolekuid ka ise ebaefektiivseteks. Samas unustavad nad, et suure tõenäosusega on nemad koosolekute korraldajad.

Jätkem aga irooniaga enese lõbustamine. Suures pildis juuritakse töötajate tegevuse jälgimise abil naljavennad organisatsioonidest peagi välja. Nimelt registreerib pakutud tehniline lahendus lisaks koosolekul viibijate isikutele ka nende näoilmeid ning kehakeele- ja kõnemustrid.

Viimaste abil tuvastatakse, kas inimesel on igav või ta on väsinud. Loomulikult analüüsib koosoleku hindamise masin ka iga kohalviibija panust. Muu hulgas võimaldab patenteeritud idee kontrollida, kas mõni töötaja tegeleb koosolekul lauaserva varjus telefoni teel mõne vähem väärtusliku tegevusega.

Kogutud andmetest koostatakse koosoleku headuse skoor. See koosneb osalejate meeleoludele antavast hinnangust, keskkonna sobivusest ja ajakasutusest. Lisaks lubatakse välja tuua negatiivsed tegurid ja põhjused, mis võisid skoori langetada. Näiteks kas ruumis oli liiga palju inimesi, keda hoiti koos liiga kaua, mistõttu jäi paljude töine panus kasutamata.

Võib-olla jäetakse ütlemata, kui kahjulik koosolek oli. Kuigi seda saaks ju hinnata tehtud otsuse ja töötajate ajakasutuse väärtuste suhtena. Eriti kui koosolekul võtavad sõna vähesed, kes kujundavad otsuseid, kui ülejäänute silmad on näiteks suunatud lauaserva all helendavale ekraanile või on enamuse ajast joonistanud paberile ruudukesi.

Avaldatud patent on vaid üks näide töötajaskonna kasvavast jälgimise kultuurist. Lähtekoht ei ole õel ega pahasoovlik. Tegemist on tehnilise võimaluse kasutamise püüdlustega. Taolist arendustegevust ei takista ükski seadus ega moraalne hoiak. Eesmärk on töise tegevuse ja organisatsiooni töövõime parandamine. Ideena on see õilis, lahenduselt teostatav ja perspektiivilt kulutõhus.

Töö sobib suurepäraselt robotitele. Vahest ollaksegi ajast ees või siis liigutakse paratamatul rajal, milles aja jooksul tuvastatakse ja elimineeritakse kõik inimlikult nõrk, kuis inimese moodi tegutsemine pole piisavalt tootlik.

Kirjeldatud rajal võib eristada nelja faasi. Esmalt väheneb automatiseerimise tulemusel lihtne töö. Järgneb lihtautomatiseerimisest nutikama masina faas, millega asendatakse üksiku inimese poolt teostatav keskmise keerukusega palgatöö. Sellest alles jäänutele kasvab vajadus korraldada veelgi rohkem kollektiivse pingutuse töövorme, sh koosolekuid.

Lõpuks muudetakse need nii tõhusaks, et inimene ei saa sellega hakkama ja otsustamise töö siirdub tehisintellektile. Viimases faasis avastatakse, et koosolekud olid juhtimise surrogaadid ja nii kaob ka juht, kes vahest jõuab veel õigel ajal hüüda, et koosolekud jäävad ära!

Esmaspäevast neljapäevani võib Kristjan Porti tehnoloogiakommentaari kuulda Raadio 2 saates "Portaal".