Kuidas kaotada 101 miljon dollarit? Vastus peitub koosolekute pidamises. Tegemist on suure summaga, mistõttu peab taoline organisatsioon olema samuti suurepoolne. Hiljutise uuringu järgi kulub sada miljonit koosolekutele umbes 5000 töötajaga ettevõttes. Saja töötaja puhul räägitakse paarist miljonist dollarist.

USA Põhja-Carolina ülikooli organisatsiooniteaduse, psühholoogia ja juhtimise professor Steven Rogelberg palus 20 tööstusharu 632 töötajal uurida oma kalendreid ja hinnata, kui palju aega kulus neil koosolekutele. Ühtlasi paluti täpsustada, mida nad koosolekutelt said ja kuidas kutsetele vastasid.

Viimasest alustades, koosolekule jäeti minemata 14 protsendil kordadest. Tegelikult soovinuks nad loobuda pea igal kolmandal juhul. Nädalas kulutati koosolekutele keskmiselt 18 tundi. Arvestades tagasisidet koosviibimistel kasutuks osutunud aja kohta leiti, et vastumeelselt mittekriitilistele koosolekutele minemine raiskas aastas umbes 25 000 dollarit töötaja kohta. Sellest saadigi kokku hinnang saja miljoni dollari kadumise kohta.

Väiksema, sadakonna töötajaga organisatsioonis hinnati koosolekul kasutult veedetud aja hinnaks umbes kaks miljon dollarit.

Kaotuse jahmatav suurus pidanuks esile kutsuma kriitilisi kommentaare arvudega liialdamise suhtes. Oletus on niipalju õige, et tööd kritiseeriti, ent hoopiski koosolekutele kaotatud tööaja alahindamise suhtes. See viitab vahest sellele, et kommentaatorid on viibinud piinavalt tihti ebatõhusatel koosolekutel ja teavad hinnata nende kaotatud aega kõrgemalt.

Küsitluse käigus leiti, et ligemale kolmveerand vastajatest loobuks mittekriitilistel koosolekutel osalemast, kui nad saaksid hiljem seal räägitud olulisematest seisukohtadest kokkuvõtliku märgukirja. Sellisel juhul õnnestuks neil teha tööandjale päris tööd nädala kohta vähemalt ühe päeva jagu rohkem. Sellest tõuseks kasu nii neile kui ka organisatsioonile.

Arusaadaval põhjusel levitas ja kommenteeris mainitud uuringut tehisintellekti abil koosolekutelt automaatseid kokkuvõtteid koostavat teenust pakkuv ettevõte. Nii võiks probleemi unustada teadmises, et sellega on asunud tegelema TI, aga siiski! Tundub, et midagi jääb mainimata.

Mõtetes otsides võiks jõuda sinna, kuhu saabus detektiiv Hercule Poirot tõdedes: "Ma tean, et on olemas vanasõna, mis ütleb: "Eksimine on inimlik", kuid inimlik viga pole midagi võrreldes sellega, mida suudab arvuti, kui vaid proovib. "Masina kaasamine niigi keerulisse inimestest koosnevasse organisatsiooni võib varjata veelgi suuremat probleemi, aidates kasu asemel kahju suurendada.

Mõelda võiks nii: kas pole imelik, et finantsjuht ega raamatupidaja ei näe suure koti põhjas miljoneid tuulde lennutavat auku? Võib-olla auku polegi ja 100 miljonit ringleb ettevõtte sees asja ette? Rootsis asuva Malmö Ülikooli teadlaste arvates püsivad koosolekud elujõulistena paljuski muudel põhjustel kui see, milleks neid kokku kutsutakse.

Nad jõudsid järeldusele, et koosolekuid peaks hoopiski käsitlema omamoodi teraapiavormina. See seletab nende jätkuvat lisandumist. Seda hoolimata näiliselt kaotatud töötundidest ja neist eeldatud või loodetud otsuste tegelikku vähesust.

Teadlaste arvates pakuvad koosolekud inimestele tööl väljundi oma staatuse kinnitamiseks või pahameele väljendamiseks. Taolise vastuolulise arengu põhjuseks arvatakse olevat muutused töötamise viisides ja tööjõus. Alles jääb aina vähem neid, kes tegelevad asjadega või neid valmistavad. Samal ajal kasvab "koosolekutest tihkete" rollidega inimeste arv, nagu strateegid, nõustajad, konsultandid ja juhid.

Kuis inimloomus mõistab paremini konkreetseid ülesandeid, kannatavad juhirolli sattunud abstraktsete probleemide põhjustatud segaduse all. Selle vähendamiseks kutsutaksegi kokku koosolekuid. Inimestele meeldib ju rääkida ja koosolekud pakuvad võimaluse oma rollide toimimise tõendamiseks. Või siis ka kurtmiseks ja hingevalu tühjaks rääkimiseks. Selles on palju sarnast psühhoterapeudi sessiooniga. Pole siis ime, miks paljudele koosolekule tulnute jaoks aeg kulub märkamatult ja nad oleksid seal veel edasi, kuni on saanud piisavalt rääkida.

Samuti ei tohiks tulla üllatusena, miks peavad nii paljud koosolekuid formaalses mõttes kasutuks. Nad lihtsalt ei mõista organisatsiooni dünaamikat ja juhinduvad sõna vanamoodsast semantilisest mõttest. Nad arvavad endiselt, et inimesed tuuakse kokku organisatsiooni liikmete üksikinimeste pingutusest pädevamate otsuste tegemiseks.

Nii võibki jääda mulje, et koosolekutel kaotatakse palju rohkem rahas mõõdetavaid töötunde, kui eelpool mainitud uuringus leitud sada miljonit dollarit. Võib-olla peakski vaatama täiesti teises suunas? Uutmoodi vaadates on koosolekutele loovutatud töine aeg ettevõtte panus organisatsiooni vaimse tervise toetuseks. Selle eest võib-olla tõesti peaks maksma rohkemgi. Ehk peaksid neil osalejad ka selle eest täiendavalt maksma?

Esmaspäevast neljapäevani võib Kristjan Porti tehnoloogiakommentaari kuulda Raadio 2 saates "Portaal".